Ein Ziel der Digitalisierung in Unternehmen ist es, einzelne Prozesse zu standardisieren, Arbeitsaufwand zu reduzieren und Kosteneinsparpotenzial zu generieren. Vorhandene Energie soll vielmehr in wertschöpfende als rein verwaltende Tätigkeiten investiert werden.
Durch die Organisation der Finanzbuchhaltung in der cloudbasierten Softwarelösung „Unternehmen online“ hat ein Unternehmer jederzeit Zugriff auf aktuelle Zahlen seines Unternehmens. Belege werden einfach gescannt oder abfotografiert und in die Cloud geladen, so dass der Steuerberater sofort mit der Erstellung der laufenden Buchhaltung beginnen kann.
Mit Hilfe der Funktion „Smartlogin“ kann jederzeit mit mobilen Endgeräten auch unterwegs auf „Unternehmen online“ zugegriffen werden. Das bietet die Möglichkeit, Analysen und Auswertungen des Unternehmens ortsunabhängig, etwa bei Bankgesprächen, Verhandlungen mit Geschäftspartnern oder auf Reisen, einzusehen. Unternehmen online funktioniert ohne zusätzliche Installation einer Software als reine Browseranwendung.
Über das Modul „Arbeitnehmer online“ erhalten Angestellte ihre Gehaltsabrechnung, Lohnsteuerbescheinigungen und Sozialversicherungsnachweise digital bereitgestellt. Dadurch sparen sich Arbeitgeber das Drucken, Kuvertieren, Frankieren und Versenden der Unterlagen. Durch die garantierte Archivierung der Abrechnungen über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren entfällt für Arbeitnehmer das Ablegen, Aufbewahren und mögliche Problem des unauffindbaren Verlegens der Bescheinigungen.
Auch als Steuerberater optimieren wir laufend unsere Prozesse, um Unternehmern den Alltag zu erleichtern. Durch eine verschlüsselte Server-Anbindung gewährleisten wir höchste Sicherheit beim Austausch der Dokumente über unsere Austauschplattform. Ein Versenden sensibler Dokumente via Email kann dadurch entfallen.
Ein weiterer Fortschritt wird künftig die Erreichbarkeit von Steuerberatern per App, vergleichbar mit dem Onlinebanking sein. Neben der Bereitstellung allgemeiner Informationen und der Möglichkeit von Terminvereinbarungen ist insbesondere die Übermittlung einzelner Belege, die beispielsweise auf Geschäftsreise oder für Zwecke der Erstellung der Einkommensteuererklärung mit dem Smartphone fotografiert wurden, ein effizienter Anwendungsbereich.
Unternehmen, deren interne Prozesse noch analog ausgestaltet sind, steht in unserer Kanzlei die Scannerbox zur Verfügung. Damit wurde eine gute Alternative geschaffen, mit der Belege jeder Form auch außerhalb des eigenen Unternehmens in Sekundenschnelle gescannt werden können. Auch für analoge Organisationsformen kann dadurch zukunftsorientiert eine digitale Verarbeitung und Archivierung der Geschäftsunterlagen über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist gewährleistet werden.
Gerne beraten wir Sie in einem persönlichen und individuellen Gespräch. Unsere Experten helfen und unterstützen sie bei der Umsetzung der Digitalisierung.
